Guía Completa de Gestión de Nómina en México

La nómina es el proceso que registra las percepciones, deducciones y aportacionesde cada colaborador durante un periodo laboral. En México está regulada por la Ley Federal del Trabajo (LFT), la Ley del Seguro Social, la Ley del INFONAVIT y el Código Fiscal de la Federación.

Más allá del pago, la nómina es la evidencia oficial de la relación laboral y el soporte fiscal que valida las deducciones de la empresa ante el SAT.

• LFT: jornada máxima, salario mínimo, aguinaldo (mín. 15 días), prima vacacional (25%), PTU, séptimo día, prima dominical.
• IMSS: cuotas obrero-patronales sobre el Salario Base de Cotización (SBC), integrado con factor 1.0452 en el primer año.
• INFONAVIT: aportación patronal del 5% sobre SBC y retención de créditos hipotecarios.
• SAT: retención de ISR conforme al Art. 96 LISR y emisión obligatoria de CFDI de nómina 4.0.
• Impuesto Sobre Nómina (ISN): estatal, varía entre 1% y 4% (CDMX 3%, Nuevo León 3%, Jalisco 3%).

1. Determina el salario diario integrado (SDI) sumando aguinaldo, prima vacacional y prestaciones al salario diario.
2. Calcula las percepciones: sueldo, horas extra, comisiones, bonos, prima dominical.
3. Aplica retenciones: ISR según tarifa mensual/quincenal, cuota obrera IMSS, créditos INFONAVIT, pensión alimenticia si aplica.
4. Suma aportaciones patronales: IMSS patronal, INFONAVIT 5%, SAR 2%, ISN estatal.
5. Genera el recibo timbrado (CFDI 4.0) y envíalo al colaborador antes del pago.

Desde 2022 el SAT exige el complemento de nómina 1.2 sobre CFDI 4.0. Cada recibo debe incluir RFC del patrón y del trabajador, régimen fiscal, código postal del emisor, uso del CFDI (CN01), y los nodos de Percepciones, Deducciones y OtrosPagos.

El timbrado debe realizarse a través de un PAC autorizado antes del pago o a más tardar el día en que se realice. Un CFDI mal timbrado invalida la deducción fiscal.

Calcular nómina manualmente en Excel es viable con 5 empleados; a partir de 20 se vuelve una fuente constante de errores fiscales. Una plataforma RH moderna resuelve:

• No integrar el aguinaldo y prima vacacional al SDI (subcotización ante IMSS).
• Timbrar CFDI después del pago (multa del SAT y no deducibilidad).
• Olvidar la Reforma de Vacaciones 2023 (mín. 12 días al primer año).
• No enterar el ISN estatal en tiempo (recargos y actualizaciones).
• Confundir salario diario con SDI al calcular indemnizaciones.

• Altas, bajas y modificaciones salariales enviadas al IMSS (IDSE).
• SUA generado y pago de cuotas antes del día 17.
• Enteros de ISR retenido en el pago provisional mensual.
• Declaración y pago de ISN estatal.
• CFDI de nómina timbrados y entregados a colaboradores.
• Bitácora de incidencias respaldada (faltas, incapacidades, permisos).

Sofia RH es la plataforma RH multi-empresa pensada para el marco mexicano. Une expedientes, asistencia, vacaciones y nómina en un solo sistema, con cálculos actualizados a la LFT vigente y timbrado CFDI 4.0 integrado.

Para directores y responsables de RH significa cerrar la nómina en horas en lugar de días, con auditoría completa y separación total entre empresas del grupo.